Telefonservice –  Dazu wird er benötigt

Der Trend zum Outsourcing von Dienstleistungen ist ungebrochen. Dies macht auch nicht vor dem Telefon halt. Viele Anbieter haben sich auf dem Markt etabliert, die unter verschiedenen Bezeichnungen ihre Dienste anbieten. Im Grunde steckt hinter diesen Unternehmen stets ein professionelles Call-Center, egal ob sie sich als Büroservice, Telefonsekretariat, virtuelles Büro, virtuelles Sekretariat, Sekretariatsservice oder Büro Service bezeichnen.

Die Kernaufgabe ist stets die gleiche: Der Dienstleister nimmt Anrufe im Namen des Auftraggebers entgegen oder ruft aktiv dessen Kunden an, im Namen des Unternehmens.

Die Gründe sind vielfältig. Oftmals sind Unternehmen überlastet und können mit den eigenen Mitarbeitern nicht alle eingehenden Anrufe beantworten. Dies führt zu unzufriedenen Anrufern. Schlechte Bewertungen im Internet und Umsatzeinbußen können die Folge sein. Um die Erreichbarkeit zu gewährleisten, können nun die Dienste eines Telefonservice gebucht werden. Diese unterstützen das Unternehmen zeitweise, etwa in Spitzenzeiten oder können die Anrufe auch vollständig übernehmen, sodass das Unternehmen nicht mehr direkt mit Kunden kommuniziert.

Aber auch ausgehende Anrufe können vom Telefonservice übernommen werden. Dies bietet sich an bei Kundenumfragen, Marketingaktionen vor der Einführung eines neuen Produkts oder zum Nachhaken und Festigen von Kundenkontakten nach Messeauftritten.

Viele werden nun denken: „Warum sollte ich Geld dafür bezahlen, dass Leute am Telefon Anrufe entgegennehmen? Ich habe doch eigene Mitarbeiter?“.

Der Vorteil bei einem Telefonservice liegt darin, dass diese geschulte Profis sind. Einen Anruf zu tätigen mag auf den ersten Blick simple erscheinen (Telefon in die Hand nehmen, Nummer wählen, lossprechen), aber mit dem Kunden im richtigen Ton umzugehen, ein Gespräch in die richtige Richtung zu lenken und auch nach dem zehnten unfreundlichen Gesprächspartner beim Elften genauso freundlich zu sein, wie beim Ersten, dies erfordert Ausbildung, die ein Büroservice Angestellter genossen hat.

Anbieter von Telefonservice – So finden Sie den richtigen

Einen konkreten Vergleich von Anbietern von Büroservice zu geben, ist schwierig. Anbieter kommen und gehen. Wir geben Ihnen aber ein paar Punkte an die Hand, an denen Sie einen professionellen Telefonservice mit professionellen Mitarbeitern erkennen.

Achten Sie auf vollständige Kostentransparenz. Das erspart Ihnen unangenehme Überraschungen. Viele Anbieter bieten einen Fixkostenbetrag, die einzelnen Anrufe schlagen mit einer sekundengenauen Abrechnung zu buche.

Ein guter Anbieter von Telefonservice ist redundant aufgestellt. Das heißt, seine Mitarbeiter können sich gegenseitig vertreten. Das ist wichtig, da diese in das Fachgebiet Ihres Unternehmens eingearbeitet werden, um individuelle Gespräche führen zu können, die dem Anrufer einen echten Mehrwert bieten. Es soll ja derselbe, ja, sogar ein besserer Service geboten werden, so, als ob dieser direkt bei Ihrem Unternehmen anrufen würde. Sollte dieses Fachwissen nur bei einem Mitarbeiter vorhanden sein und dieser krank werden oder aus einem anderen Grund ausfallen, dann könnte der Dienstleister die versprochene Erreichbarkeit nicht mehr gewährleisten.

Zudem sollten die Mitarbeiter firm im Umgang mit dem Telefon sein. Dabei geht es nicht um die Handhabung des Telefons, sondern vielmehr um die Fähigkeit, sicher und frei professionelle Gespräche führen zu können, auch wenn man seinem Gegenüber nicht in die Augen sehen kann.

Beachten Sie auch zusätzliche Dienstleistungen, die ein Telefonsekretariat anbieten kann. So sollten Sie darüber nachdenken, individuelle Ansagen auf dem Anrufbeantworter zu nutzen, in welchen zum Beispiel Marketing-Botschaften aufgesprochen werden. Dadurch nutzen Sie das Telefon auch noch außerhalb der Öffnungszeiten zu Ihrem Vorteil.