Während normale Hotels vor allem Unterkünfte für Touristen und Geschäftsreisende bieten, haben sich Veranstaltungshotels in besonderer Weise spezialisiert: Sie ermöglichen Konferenzen, große Meetings und andere Events, die in normalen Hotels nicht oder nur selten stattfinden.

Veranstaltungshotels verfügen regelmäßig über eine Vielzahl verschiedener Veranstaltungsräumlichkeiten mit unterschiedlichen Kapazitäten, um den Bedürfnissen verschiedener Kunden gerecht zu werden. Dazu sind sie mit moderner Technik ausgestattet, zu der vor allem audiovisuelle Systeme gehören, welche die reibungslose Durchführung von Seminaren gewährleisten.

Was zeichnet ein Veranstaltungshotel aus?

Im Gegensatz zu klassischen Hotels liegt der Fokus von Veranstaltungshotels, manchmal auch als Tagungshotels bezeichnet, nicht auf der Bereitstellung von Unterkünften für Touristen und andere Reisende. Tagungshotels haben sich auf die Bedürfnisse von institutionellen Kunden spezialisiert: Dies sind Unternehmen, die ihre Mitarbeiter fortbilden möchten oder andere Institutionen oder Verbände, die eine besondere Location zu einem speziellen Anlass suchen. Oftmals, vor allem in Großstädten, sind sie Teil eines größeren Kongress- und/oder Messezentrums.

Diese Hotels unterscheiden sich von der herkömmlichen Hotellerie in den meisten Fällen bereits durch den Grundriss: Hotels, die sich auf Übernachtungen von Gästen spezialisiert haben, verfügen zumeist über eine Vielzahl kleinerer Räume, wenngleich deren Ausstattung stark variieren kann. Veranstaltungshotels hingegen verfügen vor allem über Räumlichkeiten, die den Anforderungen größerer Events gerecht werden. Gleichwohl bieten auch diese Hotels Übernachtungsmöglichkeiten für die anwesenden Gäste, was vor dem Hintergrund, dass Tagungen und Seminare oftmals mehrere Tage lang dauern, zweckmäßig ist. Die Ausstattungsqualität liegt regelmäßig auf gehobenem Niveau.

Welche Kriterien helfen Ihnen, ein geeignetes Veranstaltungshotel zu finden?

Suchen Sie ein geeignetes Tagungshotel, so achten Sie auf die folgenden Kriterien, um eine optimale Wahl zu treffen:

1. Das Hotel sollte über passende Räumlichkeiten verfügen. Dazu gehören Konferenzräume, die mit moderner Technik ausgestattet sind, sodass etwa Präsentationen und Schulungen nach aktuellen Standards möglich sind. Ungeeignet sind Säle, die ansonsten für Hochzeiten, Weihnachtsfeiern etc. genutzt werden; diese sind oftmals nicht nur in technischer Hinsicht unzureichend ausgestattet, sondern auch die Lichtverhältnisse und die Akustik sind oft nur suboptimal.
2. Orte, an denen größere Events stattfinden, sind auf eine gute Verkehrsanbindung angewiesen. Geschäftlichen Kunden ist wenig daran gelegen, dass ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit auf der Suche nach einem Parkplatz verlieren.
3. Die Spezialisierung auf größere Veranstaltungen stellt besondere Anforderungen an das Catering. Während der Veranstaltungen bieten die Küchen vor allem leichte Speisen in Buffetform an oder servieren Snacks und Fingerfood direkt an den Plätzen.
4. Tagungshotels sind oftmals in eine ansprechende Umgebung eingebunden. So befinden sich die Hotels innerhalb von Städten häufig in der Nähe belebter und/oder geschichtsträchtiger Örtlichkeiten oder liegen in ländlichen Regionen umgeben von einer beeindruckenden Naturkulisse. Bekannte Tagungshotels in Süddeutschland befinden sich etwa am Fuße der Alpen, nahe dem Bodensee oder auf den sanften Hügeln des Schwarzwalds.

Größere Räumlichkeiten für Events

Die meisten Eventhotels bedienen die Ansprüche einer weit gefassten Zielgruppe, weshalb sie Räumlichkeiten für unterschiedliche Gruppengrößen anbieten. Viele Hotels bieten ihren Kunden inzwischen die Möglichkeit, vorab im Internet die Modalitäten einer Veranstaltung festzulegen.

So können Sie nicht nur die optimale Raumgröße für Ihre geplante Veranstaltung finden, sondern unter anderem die gewünschte Sitzordnung und Bestuhlung festlegen: Von der parlamentarischen Sitzordnung über die Carréform bis hin zur Theaterbestuhlung bieten Ihnen Tagungshotels die Option, Ihre Vorstellungen unkompliziert und ohne persönlichen Kontakt via Telefon oder andere Kommunikationsmittel umzusetzen.

Wie groß die Räumlichkeiten jeweils ausfallen, ist abhängig vom Grundriss des Hotels. Vor allem Eventhotels, die Teil eines Kongresszentrums sind, bieten Veranstaltungsräume beziehungsweise -säle, die genügend Platz für mehrere Hundert Personen bieten.

Verpflegung für große Gruppen

Die Catering-Services von Tagungshotels sehen sich besonderen Herausforderungen gegenüber: Sie müssen einerseits besonders große Personengruppen bewirten und sich andererseits auf die spezifischen Gegebenheiten einstellen, die Tagungen, Fortbildungen und ähnliche Events mit sich bringen. So können die anwesenden Gäste Pausen- und Mahlzeiten nicht immer einhalten, was dem Catering-Personal Improvisationstalent abverlangt, und die Bereitstellung entsprechender technischer Hilfsmittel erfordert.

Ebenso nimmt die Küche Rücksicht auf den oftmals professionellen Hintergrund der Gäste: Kleine Snacks werden direkt an die Plätze geliefert, während die Speisen zum Frühstück und zum Mittagessen so gewählt sind, dass sie leicht verdaulich sind und die Konzentrationsfähigkeit der Anwesenden nicht beeinträchtigen.

Wozu eignen sich Veranstaltungshotels?

Aufgrund der Ausstattungsmerkmale eignen sich diese Hotels für alle, die Seminare, Fortbildungen oder besondere Events abhalten und dabei auf eine professionelle Versorgung vertrauen möchten. Zwar lassen sich Weiterbildungen auch in betriebseigenen Räumlichkeiten durchführen, doch manchmal sollten Sie einem externen Veranstaltungsort den Vorzug geben.

Tagungshotels bieten ihren Gästen ein professionell durchstrukturiertes Erlebnis, angefangen bei den zur Verfügung gestellten Räumen über die hervorragende technische Ausstattung und gastronomische Komplettversorgung bis hin zu Übernachtungsmöglichkeiten auf gehobenem Niveau. In der entspannten Atmosphäre eines Eventhotels denken Sie und Ihre Mitarbeiter befreit über neue Strategien nach und fördern zudem das Teambuilding.

Seminare

Kleine bis mittelgroße Gruppen erlernen neue Inhalte unter Anleitung eines Seminarleiters. Auch nach der Schule und einem etwaigen Universitätsabschluss ist lebenslanges Lernen gefordert. Die Inhalte solcher Lehrveranstaltungen sind oft hochkomplex; der Lernerfolg lässt sich regelmäßig dadurch steigern, dass die Seminarleiter auf technische Hilfsmittel bei der Präsentation zurückgreifen, die in Tagungshotels vorhanden sind. Findet die Lehrveranstaltung an einem exklusiven Ort statt, verknüpfen die Teilnehmer das Lernen mit positiven Emotionen. Dies fördert den Lernerfolg und trägt dazu bei, dass das erworbene Wissen langfristig im Gedächtnis verbleibt.

Tagungen

Bei Tagungen steht nicht das Lernen neuer Inhalte im Vordergrund, sondern der qualifizierte Austausch unter Experten. Wer Koryphäe auf seinem Fachgebiet ist, stellt gewisse Ansprüche an seinen Aufenthaltsort. Ein exklusives Tagungshotel ist einem entspannten fachlichen Austausch zuträglich und die im Angebot enthaltene Komplettversorgung ermöglicht die Konzentration auf die wesentlichen Aspekte der Zusammenkunft.

Weiterbildungen

Im Gegensatz zu Seminaren erstrecken sich Weiterbildungen über einen längeren Zeitraum und behandeln ein fachspezifisches Thema intensiver. Je nach Dauer der Weiterbildung kann es zu kostspielig sein, diese komplett in einem Tagungshotel durchzuführen. Allerdings kann der Besuch eines Veranstaltungshotels den gelungenen Abschluss einer Weiterbildungsmaßnahme markieren und das Teambuilding unter den nun besser qualifizierten Arbeitskräften fördern.

Steuerliche Absetzbarkeit

Leiten Sie ein Unternehmen und möchten Sie beispielsweise eine Weiterbildung in einem Veranstaltungshotel abhalten, so ist die steuerliche Absetzbarkeit von besonderer Bedeutung. Dies gilt auch, wenn Sie Freiberufler sind und an einer Tagung teilnehmen möchten.
Das Finanzamt erkennt die steuerliche Absetzbarkeit regelmäßig nur bei einem straffen Programm an, das bedeutet, dass die Reise in das Tagungshotel möglichst nicht mit touristischem Amüsement verbunden sein sollte. Als Arbeitgeber können Sie die reinen Teilnahmegebühren, die für jeden Mitarbeiter anfallen, als Betriebskosten geltend machen.

Auch als Arbeitnehmer können Sie die Teilnahme an Schulungsmaßnahmen und anfallende Übernachtungskosten von Ihrer Steuer absetzen. Ob das Finanzamt die Übernachtung in einem Eventhotel anerkennt, ist davon abhängig, ob ein eindeutiger beruflicher Bezug besteht. Achten Sie in diesem Fall darauf, nicht zu viele exklusive Extras in Anspruch zu nehmen, da Ihr Finanzamt Ihnen ansonsten eine private Mitveranlassung unterstellen kann.

Fazit

Veranstaltungshotels haben sich ganz auf die Bedürfnisse professioneller Kunden spezialisiert. Sie bieten Konferenzräume mit moderner technischer Ausstattung, um Tagungen und Fortbildungsmaßnahmen aller Art so reibungslos wie möglich zu gestalten. Abgerundet wird dies durch professionelles Catering, das auf die besonderen Bedürfnisse von größeren Zusammenkünften eingestellt ist. So dürfen Sie sicher sein, dass Ihre Mahlzeit auch dann noch schmackhaft und frisch ist, wenn die Fortbildungseinheit 30 Minuten länger dauert, als es ursprünglich geplant war.